‘Goed inschatten risico’s is bepalend voor beslissing renoveren of nieuwbouw’
ABN Amro beschikt in ons land over twee datacenters van ruim dertig jaar oud. Weliswaar zijn beide faciliteiten in de loop van de jaren regelmatig gemoderniseerd, maar nu is toch de tijd aangekomen om na te denken over de toekomst van beide ruimtes. “De vraag is dan: renoveren of nieuwe datacenters bouwen”, vertelt Sandra Baltus, datacenter manager van de bank. Sandra Baltus verzorgt tijdens IT Room Infra 2014 op 6 november in Den Bosch de keynote speech, waar zij uitleg geeft over de keuze die de bank heeft gemaakt.
De twee datacenters van ABN Amro zijn twee gespiegelde faciliteiten van ieder zo’n 5000 vierkante meter netto vloeroppervlak. Natuurlijk hebben we in het verleden met enige regelmaat moderniseringen doorgevoerd in beide voorzieningen. En op zich voldoen beide faciliteiten op dit moment nog. Maar tegelijkertijd constateren we dat er veel technologische en facilitaire veranderingen hebben plaatsgevonden, waar het gaat om de technische infrastructuur van de datacenters en dat we met een meer ingrijpende modernisering veel voordelen kunnen behalen.”
Datacenter visie
De afgelopen tijd heeft ABN Amro gewerkt aan een visie op datacenters die de bank in ieder geval op het vlak van de infrastructuur en onderkomen kan ondersteunen tot het jaar 2025. “Dan komt al snel de vraag op: is het hiervoor nodig dat nieuwbouw voor een of beide datacenters plaatsvindt? Of is het ook mogelijk om de faciliteiten op hun bestaande locatie ingrijpend te renoveren, zodat ze aan die aangescherpte eisen voldoen?”, zo vertelt Baltus. Heel belangrijk hierbij vindt zij de argumenten die aan zo’n keuze ten grondslag liggen. “Gaat het enkel en alleen om een vergelijking van de kosten? Kunnen we bij een eventuele ingrijpende renovatie gewoon op de huidige locaties doordraaien? Moeten we nieuwbouw toepassen? En waar zitten de risico’s van beide alternatieven nu precies?”
Om tot een goede inschatting te komen is binnen de bank een formeel programma opgezet. Onder dit programma vallen alle projecten en activiteiten die horen bij de voorbereiding, uitvoering en oplevering van de modernisatie. “De aansturing van alle activiteiten vindt plaats via het programma waarin alle belanghebbende partijen binnen de bank vertegenwoordigd zijn: de business, IT, de facilitaire afdeling en wij als datacenter office.”
Uiteindelijk heeft de bank gekozen voor renovatie van de bestaande faciliteiten. Baltus licht toe: “Met name de risico’s die we op IT-gebied zouden lopen bij nieuwbouw en een verhuizing over een grotere afstand schatten wij in als zeer aanzienlijk. Ook de lange doorlooptijd en kosten die hiermee gepaard gaan, zijn sterke argumenten voor deze beslissing.
Modulaire aanpak
De zalen zijn in overleg met tal van partijen opnieuw ingericht. Daarbij is de E- en de W-installatie ingrijpend gemoderniseerd en heeft de bank gekozen voor een modulaire aanpak. Daar hebben wij een standaard ontwerp voor gemaakt dat we één voor één in de zalen plaatsen. “Wij noemen dat een ‘cube’, een afgesloten gang waarin een aantal racks staan voor IT- en technische apparatuur.”
De plannen van ABN Amro voorzien in datacenters die wat technische infrastructuur betreft mee kunnen tot minstens 2025. Dat is tien jaar waarin veel kan veranderen. “Dat klopt. Daarom is capaciteitsplanning voor ons van groot belang. Dat is natuurlijk geen exacte wetenschap, omdat ook de business niet heel nauwkeurig kan aangeven wat zij op IT-gebied over drie of vijf jaar nodig hebben. Maar we hebben wel historische gegevens en we kunnen gebruikmaken van de ervaring van onze IT-mensen die gewend zijn om de eisen en wensen van business-afdelingen te vertalen naar capaciteitsbehoefte. Daarmee krijgen we toch een hele nuttige indicatie waar we de komende jaren als bank naartoe gaan en wat dit betekent op IT-vlak. Door te werken met een modulaire aanpak kun je dat redelijk door-vertalen naar de behoefte aan datacenter-capaciteit.”
De winkel moet open blijven
Het werd dus - zoals Baltus het noemt - ‘verbouwen terwijl de winkel open moet blijven’. Beide datacenters zijn echter vol. Hoe pak je dan een verbouwing en bijvoorbeeld een herindeling van een zaal aan? “De gehele renovatie van de twee datacenters neemt circa vier jaar in beslag”, zegt Baltus. “Inmiddels is de verbouwing begonnen. Hierbij doen zich interessante vragen voor. Bijvoorbeeld wanneer we bepaalde aanpassingen doorvoeren. De eerste keuze is vaak om - vanwege de geringere systeembelasting, impact en dergelijke - zoveel mogelijk te kiezen voor nachtelijke uren en weekenden. Maar is dat wel verstandig? Want wat als er zich midden in de nacht een onverwachte situatie voordoet waarvoor we bepaalde specialisten van een toeleverancier nodig hebben? Zijn die dan wel op tijd beschikbaar?”
Dit is een mooi voorbeeld, zegt Baltus, van een risico-inschatting waar zowel de business, IT als facilitair en de toeleveranciers goed over moeten nadenken. “Negen van de tien ‘changes’ lopen soepel en probleemloos. Maar wat als er eentje tussen zit die onverwacht problemen geeft? Hoe vangen we dat op als we dus als uitgangspunt hebben genomen dat tijdens de verbouwing de winkel gewoon open blijft en de klanten niets mogen merken van alles wat wij in het datacenter aanpakken. Het goed inschatten van risico’s als dit voorbeeld is heel bepalend voor het succes van dit soort ingrijpende datacenter-projecten.”
Drie tips uit de praktijk
Nederland telt een groot aantal enterprise- of in-house datacenters en computerruimtes. Veel van die faciliteiten zijn - net als bij ABN Amro - al heel lang in gebruik. Of renovatie dan wel nieuwbouw de beste aanpak is om de IT-voorzieningen optimaal te blijven ondersteunen, is sterk afhankelijk van de organisatie waar het om gaat. Toch denkt Sandra Baltus, datacenter manager van ABN Amro, dat er een aantal - zeg maar - grote gemene delers zijn. Ze geeft drie tips voor dit soort moderniseringsprojecten:
- Samenwerking - Een goede samenwerking tussen IT en facilitair is van cruciaal belang bij datacenter-modernisering. Vergeet niet om ook de leveranciers van zowel IT- als W- en E-apparatuur nauw bij het project te betrekken. Probeer hierbij tot een partnership te komen die veel verder gaat dan een traditionele klant versus leverancier-relatie.
- Risicobeheersing - Om de enorme hoeveelheid taken en activiteiten die bij een nieuwbouw- of renovatieproject komt kijken goed aan te pakken en te beheersen, is procesmatig werken van groot belang. Wie niet aan ITIL-processen gewend is, ervaart deze in eerste instantie wellicht als bureaucratisch, maar door iedere wijziging (change) en iedere taak of activiteit te documenteren weten alle betrokken partijen - zowel binnen de business, de IT-afdeling, de facilitaire unit maar ook de betrokken leveranciers - precies wat er wanneer van hen wordt verwacht. Dat voorkomt problemen. En mochten zich desondanks incidenten voordoen, dan is precies te achterhalen wat er nu precies fout is gegaan.
- Duurzaamheid - De verplichting om maatschappelijk te ondernemen, niet alleen naar de kosten te kijken, maar ook naar de kwaliteit. Op zoek naar een juiste prijs kwaliteit verhouding.