’Succesvolle implementatie DCIM vraagt om procedures, inzicht, begrip en draagvlak’

Implementaties van Data Center Infrastructure Management-tools zijn omvangrijke en complexe projecten die soms jaren in beslag nemen. Onder andere in de aanloop gaat veel tijd zitten. “Je bent al snel een aantal maanden onderweg voordat de eerste spade de grond in gaat”, waarschuwt CEO Paul van ’t Wout van DCIM-specialist CANS. DatacenterWorks sprak met Van ’t Wout en Rogier den Boer, bij CommScope DCIM Sales Manager Europe, over enkele belangrijke stappen die tijdens een DCIM-project moeten worden genomen.

We spreken Rogier den Boer en Paul van ’t Wout op het hoofdkantoor van CANS in Almere. Een dag te laat, zo begrijpen we al snel. “Gisteren zaten we hier nog aan het gebak”, vertelt Van ’t Wout. Reden voor de feestelijkheden was de benoeming van CANS tot de allereerste iTRACS Converged Physical Infrastructure Management (CPIM)-integrator. Daarmee is CANS onderdeel geworden van het wereldwijde PartnerPRO-netwerk van CommScope, het bedrijf dat in 2013 DCIM-specialist iTRACS overnam.

• De iTRACS Customer Value Lifecycle
• De benoeming is de waardering voor de kennis en kunde die CANS gedurende de afgelopen jaren heeft opgebouwd op het gebied van iTRACS CPIM®. “CANS heeft bewezen dat het de vereiste kwalificaties, de vakkundige professionele medewerkers en de juiste expertise heeft voor succesvolle DCIM-implementaties”, aldus Den Boer. “In de afgelopen twintig jaar hebben we nooit een project verkocht dat we niet waar konden maken”, vult Van ’t Wout aan. Dit succes is volgens de CEO mede te danken aan het goed managen van de verwachtingen van de klant alvorens aan een project te beginnen. “In een uitgebreid ‘statement of work’ (SOW) wordt gedetailleerd beschreven en uitgelegd wat een klant van de DCIM-oplossing mag verwachten. Het SOW wordt tijdens een workshop, die de ‘kick-off’ vormt van het project, met het totale projectteam doorgenomen zodat alle neuzen dezelfde kant op staan en iedere projectmedewerker weet wat er tijdens het project van hem of haar wordt verwacht. Wij onderscheiden ons met deze aanpak door gebruik te maken van iCVL (iTRACS Customer Value Lifecycle), een kwaliteitsproces dat ervoor zorgt dat de klant met minimale inspanningen maximaal resultaat behaalt.”

Totaaloverzicht

“Veel klanten zien DCIM als de oplossing voor hun beheerprobleem”, zo geeft Van ’t Wout als voorbeeld van een verkeerde verwachting die klanten vaak hebben als ze met DCIM aan de slag gaan. “Maar DCIM is niet de oplossing; het is een tool dat je helpt om een probleem op te lossen.” Ook komt het regelmatig voor dat DCIM door een klant wordt benaderd vanuit een te gedetailleerde monitoringsinvalshoek. “Maar DCIM is geen feature. De DCIM-oplossing staat namelijk niet op zichzelf maar moet een integraal onderdeel worden van de beheerorganisatie, zowel technisch als procesmatig. Het gaat niet om het product maar om de problemen en pijnpunten van de klant. En die zijn in de meeste gevallen niet van technische aard. Tijdens de implementatie houden wij hier rekening mee door niet basaal te focussen op het verzamelen van data vanuit bijvoorbeeld de power- en koelingomgeving en tijdens een workshop met de klant alle aspecten van het DCIM-traject te analyseren. En daarbij horen ook de mensen, hun processen en de producten die hen daarbij optimaal ondersteunen.”

Den Boer vult aan: “Voordat een DCIM-implementatie van start gaat, moet je als organisatie eerst aangeven wat je strategic objectives zijn; wat is voor de organisatie echt belangrijk. Zo kan een doelstelling van DCIM zijn het beter kunnen ‘besturen’ van het datacenter om zo de operationele kosten omlaag te brengen en investeringen uit te kunnen stellen. Dat is wel even wat anders dan het kunnen meten van de temperatuur. Dat is namelijk maar een vinkje in een heel lange lijst met features. Uiteindelijk gaat het om het totaaloverzicht.”

Stuurinformatie

• CEO Paul van ’t Wout van DCIM-specialist CANS
• Voor het verkrijgen van een totaaloverzicht worden met DCIM statische en dynamische data – zoals bijvoorbeeld temperatuurwaarden, locatie van componenten, netwerkbeschikbaarheid en energieverbruik – met elkaar verbonden zodat er bruikbare informatie ontstaat waarop kan worden gestuurd. “Die stuurinformatie heb je nodig om snel te kunnen reageren op veranderingen in het datacenter, die elkaar in een steeds hoger tempo opvolgen”, stelt Den Boer. “Op het moment dat er een server moet worden bijgeplaatst, wil je direct inzichtelijk hebben wat dat betekent voor bijvoorbeeld de koeling en het netwerk. Dat mag tegenwoordig geen twee tot vier weken meer duren. Als er nú een probleem is, moet dat ook nú worden opgelost. Dat lukt je niet met behulp van de statische informatie die wordt verzameld in Excel-bestanden en Visio-tekeningen. Daarvoor moet je eerst alle informatie bij elkaar brengen. Zonder verbanden te leggen, is bijvoorbeeld een temperatuurwaarde niets meer dan platte data, een waarneming op een bepaald moment van de dag. En op het moment dat je een waarde hebt genoteerd, is die alweer achterhaald.”
• “Meer dan eens blijkt dat een klant de oplossing denkt te kunnen vinden in het ‘botweg’ verzamelen van contextloze ‘data’ terwijl aan de andere kant iedere specialist in het datacenter op en vanuit zijn eigen discipline aan het werk is”, vervolgt Den Boer. “Dat laatste zorgt ervoor dat die verzamelde data onzichtbaar zijn en dat geen van de individuen iets heeft aan die data. Het ontbreekt namelijk aan de context om er informatie van te maken op basis waarvan gehandeld en capaciteit gepland kan worden. Het laatste probleem dient dus eerst te worden opgelost voordat massaal data worden verzameld. Dat vereist geen technische maar een consultatieve aanpak en uiteindelijk een open en integreerbare DCIM-oplossing om dit te ondersteunen.”
• “Om ervoor te zorgen dat de analyses zijn gebaseerd op de juiste data, is het zaak dat het datacenter 1-op-1 ‘as-is’ wordt overgebracht naar het DCIM-tool”, licht Van ’t Wout toe. “Tijdens het invoeren van de gegevens moet ervoor worden gewaakt dat er geen ongecontroleerde mutaties plaatsvinden. Wat een monteur ziet als hij voor een kast staat, moet overeenkomen met wat een beheerder op zijn scherm ziet. Anders plan en analyseer je op basis van data die niet overeenkomen met de werkelijkheid. Na invoer moet je ook het onderhoud van de data borgen. Met behulp van iTRACS CPIM kan het niet meer zo zijn dat iemand zonder een werkbon ‘zomaar’ even een wijziging in het datacenter doet; opdrachten verlopen via iTRACS CPIM en iTRACS CPIM zorgt er ook voor dat de opdrachtgever en de financiële afdeling van informatie wordt voorzien zodat er ook een doorbelasting kan plaatsvinden. DCIM wordt hiermee op operationeel niveau de spin in het web.”

Beheerprocessen

• Rogier den Boer, DCIM Sales Manager Europe bij CommScope
• “Na implementatie gaat DCIM een integraal deel uitmaken van je beheerprocessen”, concludeert Van ’t Wout. “Voor een succesvolle DCIM-implementatie is het dan ook cruciaal dat er goed is nagedacht over hoe de beheerprocessen bij de klant in elkaar zitten. Wij hebben zelf specialisten in ITILv2 en v3 die samen met de procesmanagers van de klant uitzoeken hoe deze processen in de praktijk worden gehanteerd, zodat duidelijk wordt hoe de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn belegd. Alle werkzaamheden moeten worden vastgelegd, evenals de personen die bijvoorbeeld patches mogen aanbrengen, de racks mogen plaatsen, poweraansluitingen mogen aanbrengen, apparatuur mogen plaatsen, et cetera. Als dit allemaal in kaart is gebracht, kunnen we iTRACS CPIM inrichten en operationeel maken.”
• “Bij DCIM draait alles om processen, de procedures en de werkinstructies”, benadrukt Den Boer. “Alle disciplines moeten in contact zijn met elkaar zodat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht en welke impact een wijziging heeft op de andere bedrijfsonderdelen binnen het datacenter. Op het moment dat iemand onderhoud gaat uitvoeren aan bijvoorbeeld een pdu of switch, dan moet de tooling inzichtelijk maken wat de mogelijke gevolgen daarvan kunnen zijn. De processen dienen dan wel op orde te zijn en de procedures strikt worden gevolgd. Als ook maar één medewerker in de uitvoerende keten vasthoudt aan de oude ‘Excel-sheetmethode’, is integraal beheer met DCIM gedoemd te mislukken.”

Ferry Waterkamp is freelance journalist