‘De machine vertelt ons wanneer ze aan onderhoud toe is’

Incidenten zijn in datacenters altijd slecht nieuws. Ze kosten datacenteroperators veel geld en zijn irritant voor de klanten van het datacenter. “Maar ondertussen mogen de kosten voor het onderhoud ter voorkoming van die incidenten ook niet onbeperkt stijgen”, stelt Ben Timmer van Colt Technology Services. Voor Colt aanleiding om samen met SPIE nog ‘slimmer’ naar het beheer en onderhoud van zijn datacenters te kijken.

‘Slim onderhoud’ is een onderwerp waar Colt Technology Services zich al langer mee bezighoudt. Het is een van de voordelen van de sterk modulaire opzet van de datacenters van Colt. “De ruimtes die we bijvoorbeeld in ons datacenter in Roosendaal opbouwen, zijn volledig autonoom met eigen voedingen en koelingen”, aldus Timmer, die als country operations manager verantwoordelijk is voor de Colt Data Centre Services in Nederland en België. “Dit betekent ook dat we het onderhoud volledig kunnen afstemmen op de wensen van de klant en ook kunnen aanpassen zonder dat dit impact heeft op andere klanten.”

“Maar het onderhoud kan altijd nog beter”, onderkent Timmer. “Je moet nooit accepteren dat goed goed genoeg is, want daar ga je het niet mee redden. Je moet altijd kijken wat je kunt verbeteren, want dan wordt het onderhoud efficiënter en daardoor ook goedkoper en dat is uiteindelijk in het voordeel van de klant.”

Kijken naar de trends

“De prijs van datacenterdiensten wordt bepaald door de kosten die het onderhoud, incidenten en afschrijvingen met zich meebrengen”, legt Timmer uit. “De truc is om de dienstverlening voor de klant goedkoper te maken door zowel het aantal incidenten als de kosten voor het onderhoud terug te dringen. De grote vraag is hoe je het aantal incidenten terugdringt en tegelijkertijd de kosten omlaag brengt. Hoe doe je dat?”

Deze vraag stond ook centraal tijdens de zoektocht van Colt naar een nieuwe partner voor het beheer en onderhoud van zijn datacenters in Nederland. Het bedrijf formuleerde tijdens deze zoektocht dan ook een aantal eisen. Zo moest de nieuwe partner beschikken over de juiste tooling voor het onderhoud. “In het verleden werkten we met spreadsheets om incidenten in kaart te brengen, en dat wilden we absoluut niet meer”, licht Timmer toe. “Spreadsheets betekenen per definitie handwerk. En handwerk is per definitie tijdrovend, foutgevoelig en daardoor ook kostbaar.”

Een andere belangrijke eis was dat de nieuwe partner in staat moest zijn om de trends binnen het datacenter in kaart te brengen. “Als je te veel ‘kleine incidenten’ hebt, kunnen die uiteindelijk leiden tot een groot incident waarbij het licht uit gaat. Je bent er dus niet met het keer op keer verhelpen van een incident. Je wilt weten: hoe vaak komt een bepaald type incident voor, en wat is de oorzaak van die incidenten? Als je dat inzichtelijk hebt gemaakt, kun je ook actie ondernemen om het aantal incidenten terug te dringen en erger te voorkomen. De partner moet op basis van de gesignaleerde trends ook altijd de vraag blijven stellen of het onderhoud niet beter kan. Ik verwacht dat een partner meedenkt over de manier waarop we het onderhoud uitvoeren en niet klakkeloos doet wat ik zeg. Anders verbeter je nooit.”

Conditional-based maintenance

Al snel bleek dat SPIE de geschikte partner is voor het beheer en onderhoud van de Nederlandse datacenters van Colt in Amsterdam en Roosendaal. “SPIE heeft een sterke lokale aanwezigheid en de vereiste tooling voor het onderhoud in onze datacenters”, aldus Timmer. Maar de nieuwe partner durfde zelfs nog een stap verder te gaan. Ben Meesters, Business Development Manager Datacenters bij SPIE: “Colt had nog nooit geïnvesteerd in ‘conditional-based maintenance’, dus we wisten zeker dat hiermee een besparing is te realiseren.” SPIE zet in op een kostenbesparing van 20 procent op onderhoud en beheer.

“Bij conditional-based maintenance gaan we niet meer klakkeloos uit van bijvoorbeeld twaalf keer per jaar een onderhoudsbeurt of het verversen van olie om de drie maanden, maar bepalen we aan de hand van de performance en de informatie uit de machine wanneer ze aan onderhoud toe is”, legt Meesters uit. “Net zoals moderne auto’s dat doen.” Timmer: “Moderne apparaten leveren heel veel informatie over bijvoorbeeld de slijtage en het aantal draaiuren. Met die informatie doen we nu nog te weinig. Door het analyseren van die data kun je voorkomen dat je onnodig onderhoud of juist te weinig onderhoud uitvoert.”

Hands & Eye’s

Om ‘smart maintenance’ tot een succes te maken, is wel een hecht samenspel tussen techniek en mensen nodig, benadrukken Timmer en Meesters. “De mensen op de vloer moeten de informatie uit de apparaten kunnen interpreteren en weten waar het in een datacenter om gaat”, aldus Meesters. “Als de temperatuur op de zaal een graad stijgt, dan moet daar actie op worden ondernomen. En als er een secundaire voeding wegvalt, dan moet direct duidelijk zijn wat daar de consequenties van zijn.”

Het contract met SPIE biedt Colt dan ook ‘Hands & Eyes’ op de werkvloer, dag en nacht. Meesters: “Onze mensen zitten zelfs op de white space. Als een klant van Colt wil dat iemand op een resetknop drukt of een harde schijf vervangt, dan doet een gescreende en gecertificeerde medewerker van SPIE dat.”

“Deze ‘Hands & Eyes’ geven ons de mogelijkheid om onze dienstverlening nog veel verder uit te breiden”, concludeert Timmer. Volgens de country operations manager van Colt kan dan onder andere worden gedacht aan hulp bij het verhuizen en installeren van apparatuur. Met de analyse van ‘machinedata’ is Colt in de toekomst ook beter in staat om klanten te adviseren, bijvoorbeeld over het beter verdelen van de IT-load in de ruimte. “De klant ontvangt dan van Colt een advies over hoe de IT-omgeving beter en goedkoper in te richten. Dat onderscheidt Colt van de concurrentie. En uiteraard bieden we als netwerkbedrijf ook de verbindingen.”

SPIE en Colt tijdens IT Room Infra

SPIE is met ingang van 1 juli 2016 voor vijf jaar verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de datacenters van Colt in Nederland. Als onderdeel van Smart Datacenter Services (SDS) levert SPIE naast het onderhoud op het gebied van Mechanical & Electrical ook Hands & Eyes-services in de Nederlandse datacenters van Colt.

Links Ben Timmer van Colt, techts Ben Meesters van SPIE

Tijdens FHI’s IT Room Infra Event op 15 november in Den Bosch zullen SPIE en Colt in een duopresentatie uitleg geven over de samenwerking. Ben Meesters van SPIE en Ben Timmer van Colt gaan dan in op hoe Smart Datacenter Services werkt in de praktijk en wat het de eindgebruiker oplevert.

Aanmelden voor het evenement en de presentatie van Timmer en Meesters kan via http://www.itroominfra.nl/registreren/.

Ferry Waterkamp is journalist

fotografie: Etienne Oldeman