Datacenter vereist goede elektronische aanwezigheidsregistratie

De veiligheid en bescherming van een datacenter met zijn fysieke infrastructuur én de IT-systemen die hierin zijn ondergebracht, is in de huidige wereld van groot belang.

Maar wie heeft realtime inzicht en overzicht van alle aanwezigen op en rond een faciliteit? Is in het geval van een calamiteit of noodsituatie wel bekend wie er aanwezig is? Een elektronische aanwezigheidsregistratie kan hierbij helpen.

Aanwezigheidsbeheer is het registreren en verzamelen van gegevens van de aanwezigen. Het voornaamste doel van een aanwezigenregistratiesysteem is het correct en effectief verwerken en bijhouden van de gegevens van medewerkers, bezoekers, contractanten en dergelijke. Door middel van aanwezigheidsregistratie weet een datacenter manager wie zich in de faciliteit bevindt, welke bezoekers aanwezig zijn en hoeveel tijd zij in het gebouw hebben doorgebracht.

Hoe werkt het?

Het aanwezigenregistratiesysteem wordt gevoed met de informatie uit de toegangscontrole van het datacenter, het ERP- en/of CRM-systeem en voor bezoekers door aanmeldingen van de eigen medewerkers. Zij geven aan dat er een bepaald persoon langskomt. De lobbymedewerker kan zodoende direct beoordelen of de bezoeker die zich bij hen meldt toegang moet krijgen. De verstrekte toegang is daarbij beperkt tot specifiek aangewezen ruimtes. De medewerkers geven tijdens het aanmelden van hun bezoeker namelijk aan tot welke ruimtes deze toegang dienen te verkrijgen. De lobbymedewerker kan extra toegang verlenen, maar alleen met goedkeuring van de aanmelder.

Nadat de lobbymedewerker heeft geconstateerd dat de persoon geregistreerd staat, volgt de inschrijfprocedure waarbij het toegangscontrolesysteem een pas programmeert. In deze applicatie kan een biometriesysteem geïntegreerd worden, waarbij wordt gebruikgemaakt van de herkenning van vingerafdrukken. Ook wordt er een foto gemaakt en een handtekening gezet. De gegevens van de bezoeker kunnen aanvullend geprint en om de pas heen gevouwen worden.

Onleesbare logboeken

Er zijn twee manieren om een bezoekersregistratie bij te houden: handmatig in een papieren logboek of via een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem kent voordelen ten opzichte van een papieren logboek. Papieren bezoekerslogboeken zijn omvangrijk en bieden geen inzicht in bezoekerstrends. Daarnaast zijn ze ook niet per se betrouwbaar, kost het veel tijd ze bij te houden en bieden ze bovenal geen bescherming tegen ongewenste bezoekers.

Hoeveel bezoekers waren er vorige week dinsdag op uw locatie? En nu de intekenlijst toch tevoorschijn wordt gehaald: hoeveel van de ingevulde gegevens kunt u daadwerkelijk lezen? Het meest voor de hand liggende nadeel van bezoekersregistratie middels pen en papier is dat de ingevulde gegevens soms onduidelijk zijn. Wanneer bezoekers inloggen op papier, wordt het tijdstip van aankomst vaak geschat. Daarbij kunnen ook andere bezoekers het logboek lezen en vertrouwelijke informatie over het datacenter verkrijgen. Met een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem beschikt het datacenter over goed leesbare gegevens, waarbij de privacy bovendien gegarandeerd is.

Daarnaast biedt een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem de mogelijkheid om eenvoudig bezoekersgegevens op te halen en te analyseren. Deze rapporten kunnen worden gebruikt om aan te geven hoe vaak een bezoeker is aangemeld en wie hij bezocht heeft. Die informatie is cruciaal bij veiligheidsonderzoeken of om facturen van leveranciers en aannemers te controleren. Ook kunnen de gegevens een organisatie helpen om te voldoen aan overheidsvoorschriften of organisatiestandaarden.

Veiligheid cruciaal

De exacte drijfveer achter de keuze voor een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem kan per faciliteit verschillen, maar over het algemeen willen organisaties hun mensen en pand beveiligen. Het regelen en controleren van toegang is een belangrijke stap om dit te bereiken.

De wereld is veranderd. Geweld, spionage en terrorisme bedreigen de veiligheid van werknemers en eigendommen. De lobby van een datacenter is in dit opzicht de eerste verdedigingslinie. Wanneer deze ingang niet veilig is, is de faciliteit kwetsbaar. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem kan de verkeerde mensen buiten houden en de juiste mensen snel en efficiënt binnenlaten. Het systeem is daarnaast bij voorbaat al afschrikwekkend. Als een kwaadwillend persoon bij een faciliteit aankomt, is het laatste wat hij of zij wil zien een bemande receptie met een computer en een bord met de boodschap dat alle bezoekers zich moeten melden. Met een elektronisch registratiesysteem laat het datacenter zien dat men veiligheid serieus neemt.

Belangrijke vraag is wel: is het datacenter in geval van nood of bijvoorbeeld een brandoefening in staat om alle bezoekers op de locatie te identificeren en te vinden? Binnen het registratiesysteem is een overzicht beschikbaar van alle aanwezigen. Deze lijst kan bij noodgevallen automatisch uitgeprint en/of verstuurd (bijvoorbeeld per e-mail) worden.

Positieve eerste indruk

Wat vertelt de lobby een bezoeker over een datacenter? ‘Een eerste indruk maakt u maar één keer’, luidt het gezegde, dus laat die eerste indruk dan in ieder geval positief zijn. Een systeem met pen en papier oogt niet bepaald hip in een digitale wereld. Een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem voegt een modern en betrouwbaar gevoel toe aan het datacenter en zorgt ervoor dat elke bezoeker op professionele wijze wordt behandeld. Met een dergelijk systeem laat men bezoekers zien dat men zowel hun veiligheid als de veiligheid van de werknemers serieus neemt.

Voordelen voor bezoekers

In een bezoekerslogboek staan de namen van mensen die de locatie bezocht hebben. Dit kan gevoelige informatie zijn, waarbij het in veel gevallen niet wenselijk is dat deze met andere bezoekers wordt gedeeld. Met een elektronisch aanwezigenregistratiesysteem wordt bezoekersinformatie privé en vertrouwelijk behandeld. Een elektronisch registratiesysteem onderstreept de inzet van het datacenter voor de veiligheid en privacy van de bezoekers. En omdat ze vooraf geregistreerd zijn of snel geregistreerd kunnen worden, voelen bezoekers zich bovendien welkom.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.