OpenText beheert Europese datacenters met ‘2 paar ogen’

Steeds meer datacenter managers die werkzaam zijn bij enterprise-organisaties hebben te maken met een infrastructuur die continu in beweging is. Vaak is dat het gevolg van overnames die bedrijven doen. Een consolidatie waarbij alle faciliteiten worden geconcentreerd in enkele grote datacenter-faciliteiten is lang niet altijd mogelijk. Desondanks dienen alle belangrijke applicaties permanent beschikbaar te zijn en een goede prestatie aan de (interne) klanten te bieden. Hoe pakken we dat aan? Jan Huntelaar, Manager Data Centres Operations & Facilities EMEA bij OpenText, heeft hiervoor in samenwerking met Royal HaskoningDHV een interessante aanpak gecreëerd. Hij beheert zijn Europese datacenters nu met ‘2 paar ogen’.

“Veel grote ondernemingen zijn continu in beweging”, vertelt Jan Huntelaar op zijn kantoor in Amstelveen. Hij is verantwoordelijk voor circa 35 datacenter-faciliteiten binnen de regio EMEA. “Er worden overnames gedaan, bedrijfsonderdelen afgestoten, voor kortere of langere tijd samenwerkingsverbanden aangegaan, noem maar op. Hierdoor groeien veel bedrijven hard en krijgen zij bovendien steeds meer focus.”

Uitdagingen

Voor de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor datacenter operations levert dit natuurlijk wel de nodige uitdagingen op. Zo wordt bij het voorbereiden van een overname uiteraard een due diligence-onderzoek gedaan, waarbij bekeken wordt in hoeverre de over te nemen partij financieel en voor wat betreft producten en marktpositie goed past. Minder vaak wordt hierbij onderzocht hoe de IT-aanpak van een over te nemen organisatie wel aansluit op de eigen strategie.

“Als ik kijk naar OpenText, dan is dat natuurlijk ook logisch. Uiteraard streven wij naar autonome groei. Maar we kijken ook nadrukkelijk naar mogelijkheden om interessante nieuwe producten of bedrijven met een interessant klantenbestand te acquireren.”

Snel groeien

OpenText is een van oorsprong Amerikaans bedrijf dat zich richt op wat wel genoemd wordt ‘Enterprise Information Management’. Hieronder wordt een reeks aan softwareproducten en -diensten verstaan voor het veilig vastleggen, beheren en gebruiken van alle voor een organisatie belangrijke content (documenten, bestanden en dergelijke). Dit concern is de afgelopen jaren snel gegroeid, juist door de hiervoor genoemde combinatie van autonome groei en het doen van overnames.

Hierdoor wordt met enige regelmaat een nieuw bedrijf aan OpenText toegevoegd. Deze onderneming beschikt over eigen softwareproducten die aan klanten worden aangeboden op basis van een door die firma ontwikkelde IT- en datacenter-strategie. Huntelaar: “Soms gaat het om een bedrijf dat alles nog in eigen beheer doet. In andere gevallen heeft men veel software ondergebracht bij bijvoorbeeld Amazon of is men in zee gegaan met een colocatie-aanbieder. En niet zelden hebben we te maken met een mix van strategieën.”

Rationaliseren

Al deze datacenter-strategieën moeten op een of andere manier bij elkaar worden gebracht. Hoe gaat iemand als Huntelaar daar mee om?

In eerste instantie lijkt het wellicht het meest voor de hand te liggen om tot een rationalisering van de IT- en datacenter-aanpak te komen door ‘alles’ zo snel mogelijk te migreren naar één standaard softwareplatform en één gestandaardiseerde datacenter-omgeving.

Niet haalbaar

“In de praktijk lukt dat helaas vaak niet”, vertelt Huntelaar. “OpenText doet een overname natuurlijk om te kunnen groeien in omzet en winst en om bovendien nieuwe klanten en nieuwe producten te verwerven. Cruciaal hierbij is dat de bestaande klanten van de overgenomen firma normaal en tegen de afgesproken vergoeding hun software kunnen blijven gebruiken. Een ingrijpende operatie waarbij we al dit soort software overzetten naar één of meer gestandaardiseerde IT- en datacenter-omgevingen is dan erg riskant en kostbaar. Juist ook omdat OpenText regelmatig overnames doet en onze datacenter-infrastructuur dus continu in beweging is. Daarom kiezen wij voor een andere aanpak.”

Die manier van werken is ontwikkeld in samenwerking met de afdeling Brown Field Projects van Royal HaskoningDHV. “We werken sinds 2016 met OpenText samen”, vertelt Marco Wenzkowski van Royal HaskoningDHV. “Daarbij draait het vooral om wat we wel noemen ‘baseline audits’. Dat migreren naar een nieuwe omgeving niet goed haalbaar is, wil natuurlijk niet zeggen dat er geen verbeteringen mogelijk zijn op de diverse locaties die samen de datacenter-infrastructuur van OpenText vormen. Met een baseline audit geven we antwoord op de vraag wat er ten aanzien van - met name - het elektrisch en koelvermogen op een locatie kan worden verbeterd. En wat levert een dergelijke verbetering of uitbreiding op? Uitgedrukt in geld, maar natuurlijk ook in betrouwbaarheid en beschikbaarheid. En heel belangrijk: toekomstperspectief en flexibiliteit. De keuzes die vandaag de dag worden gemaakt mogen nooit een beperking worden voor de toekomst.”

Omdat Brown Field-projecten een andere manier van werken en andere competenties van medewerkers vragen, heeft Royal HaskoningDHV er bewust voor gekomen om voor deze projecten een apart team in te stellen. De kennis van de interne organisatie, de operatie, werkprocessen en dergelijke van opdrachtgevers is meestal niet voorhanden in de teams die werken aan Green Field-projecten.

Goed inzicht

Cruciaal in een dergelijk onderzoek is het verkrijgen van een goed inzicht in de datacenter-infrastructuur zoals deze op het moment van onderzoek in gebruik is. Huntelaar: “Het woord ‘datacenter-infrastructuur’ moet ik hier wel even toelichten. Soms - zoals hier in Amstelveen bijvoorbeeld - gaat het inderdaad om een ‘full-blown’ datacenter met een aantal zalen. Maar het kan ook gaan om kleinere faciliteiten waarin slechts één of een handvol racks staat.”

Is een goede beschrijving van de technische omgeving van zo’n faciliteit wel altijd voorhanden? Wenzkowski: “Ik was er in eerste instantie eerlijk gezegd bang voor dat er maar weinig informatie beschikbaar zou zijn. Dat blijkt tot nu toe gelukkig mee te vallen. Er vallen echter wel een paar dingen op. Zo zijn er weliswaar vaak behoorlijk wat gegevens aanwezig, maar deze zijn lang niet altijd up-to-date. Ook het format waarin deze info beschikbaar is varieert sterk - van spreadsheets tot databases en van tekstdocumenten tot pdf-tekeningen. Desondanks is er vrijwel altijd een basis aanwezig, die wij vervolgens met een site survey controleren en verder aanvullen of aanpassen.”

‘Living document’

Het resultaat van een baseline audit is wat Huntelaar en Wenzkowski noemen een ‘levend document’. “Zeg maar een tekstuele beschrijving met veel schema’s”, licht Wenzkowski toe. Huntelaar vult aan: “Heel belangrijk is dat het tevens ’financial forecasting’ omvat op basis van scenario’s.”

Dit is belangrijk omdat de samenwerking die OpenText en RoyalHaskoningDHV zijn aangegaan twee doelstellingen heeft. Dat is allereerst zorgdragen dat de technische infrastructuur van de bestaande activiteiten van OpenText 24/7 beschikbaar zijn en de prestaties bieden die het concern met zijn klanten heeft afgesproken. Daarnaast willen de partijen bewerkstelligen dat de gehele datacenter-infrastructuur van OpenText goed wordt voorbereid op nieuwe acquisities en overnames.

Scenario’s

“Daarom werken we met scenario’s. Deze geven allereerst aan wat er technisch moet gebeuren, zodat een faciliteit kan blijven voldoen aan de eisen en wensen van OpenText ten aanzien van beschikbaarheid, kosten en prestaties. Dat vereist overigens nogal wat van onze medewerkers die vaak zelf een faciliteit hebben ontwikkeld. En van wie nu gevraagd wordt mee te werken aan het veranderen van hun werk."

“Als we daarnaast weten dat OpenText met regelmaat nieuwe loten aan de stam toevoegt, dan kunnen we ons daar als datacenter-mensen natuurlijk ook op voorbereiden. Bijvoorbeeld door scenario’s op te stellen waarin we kijken naar - zeg - het elektrisch vermogen dat we op een bepaalde zaal binnen een datacenter nodig hebben. Op dit moment, maar ook als er weer een overname wordt gedaan. Hoeveel kunnen we dan nog aan extra IT-apparatuur plaatsen? En dan kunnen we tevens inschatten hoeveel we zouden moeten investeren en welke andere technische maatregelen we zouden moeten nemen als we bepaalde groeistappen doormaken.”

Deze manier van werken biedt grote voordelen. Soms is het - ook financieel - handiger om een bepaalde uitbreiding ten aanzien van bijvoorbeeld power boards naar voren te halen in de tijd. “Zodat een overname die over enige tijd wordt afgerond in de datacenter-infrastructuur veel makkelijker kan worden opgevangen. Juist doordat we ons daar met de groei van de beschikbare capaciteit op hebben voorbereid.”

Facilitair én IT

Huntelaar: “Waar we van af wilden - en dat lukt ook steeds beter - is een situatie waarin we veel moeten improviseren. Als ik weet hoeveel ruimte we wat betreft elektrisch vermogen op een bepaalde locatie, zaal of desnoods in bepaalde racks nog over hebben, dan kan ik veel beter inschatten wat de impact van een nieuwe overname op de beschikbare capaciteit zal zijn. Ik kan dan dus redelijk goed inschatten wanneer ik power tekort ga komen en waar. Als ik dan met scenario’s kan werken die goed inzicht geven in de uitbreidingen die ik zou moeten doen om dit soort acquisities en het plaatsen van de daarbij behorende nieuwe IT-apparatuur te kunnen opvangen, dan kan ik veel beter kosten en baten tegen elkaar afwegen. Anders gezegd: ik kan dankzij deze manier van werken zeer realistische investeringsplannen opstellen.”

Interessant aan deze aanpak is dat er niet enkel en alleen naar de technische infrastructuur van een faciliteit of een serie locaties wordt gekeken. Een site survey brengt de aanpak en de staat van de - zeg maar - power en koeling van een voorziening in kaart. Maar de resultaten hiervan dienen meteen gekoppeld te worden aan de verwachte bezetting van racks en zalen met IT-apparatuur. Wenzkowski: “In feite zijn we dus met een vorm van datacenter management bezig waarbij we niet alleen de facilitaire kant van de faciliteit beheren, maar daarin ook een stuk van de IT-laag meenemen. Die twee zijn immers onlosmakelijk met elkaar verbonden.”

Maintenance Management

Royal HaskoningDHV heeft nu de eerste faciliteiten van OpenText aan een baseline audit onderworpen - zowel in Nederland als in Duitsland. Stap voor stap zal dit de komende tijd verder uitgebreid worden. Maar er wordt ook een verdieping van de samenwerking nagestreefd. Huntelaar: “We kijken ook naar de manier waarop we toeleveranciers en bijvoorbeeld installateurs inschakelen. Het levende document dat een datacenter-faciliteit beschrijft, vormt natuurlijk tevens een prima basis voor technisch onderhoud en beheer. We willen dit document daar nadrukkelijk voor gebruiken.”

Huntelaar zou het beheer en onderhoud graag laten aansturen door bijvoorbeeld één hoofdaannemer die op basis van een - zeg maar - ‘facilitair maintenance management systeem’ zijn activiteiten plant en uitvoert. Wenzkowski: “Deze manier van werken zien we veel terug in de industrie. Royal HaskoningDHV ondersteunt zo’n 200 industriële partijen en overheidsorganisaties met deze manier van organiseren en uitvoeren van onderhoud en beheer. Waarbij de hoofdaannemer verantwoordelijk is voor het realiseren van een aantal met de klant afgesproken doelstellingen (KPI’s) en op zijn beurt weer afspraken maakt met een of meer onderaannemers. De handelingen van de hoofdaannemer worden dan door een interne of externe partij - zeg maar: de maintenance manager - bewaakt.”

Robbert Hoeffnagel