Migratie naar het datacenter: de verhuizing

In de vijfdelige reeks ‘Migratie naar het datacenter’ wordt uiteengezet welke stappen moeten worden genomen om succesvol over te stappen van een eigen IT-omgeving naar uitbesteding bij een datacenter. De keuze voor uitbesteding en de keuze voor een datacenter zijn in deel 1 en 2 aan bod gekomen.

In het vorige artikel werd de voorbereiding besproken, en nu is de grote dag daar. De verhuizing is aanstaande en dankzij de grondige voorbereiding zou alles op rolletjes moeten lopen. Toch zijn er nog heel wat zaken die aandacht nodig hebben, vlak voor en tijdens de verhuizing.

Het draaiboek is hierbij leidend.

Drie gangbare scenario’s

De verhuizing kan op drie manieren aangepakt worden. Dit wordt al in de voorbereiding bepaald, maar heeft ook grote impact op de verhuizing zelf. Afhankelijk van de rol en afhankelijkheid van IT binnen de organisatie, zijn er drie opties:

1. De hele IT-infrastructuur wordt dubbel uitgevoerd, waarbij de on-premise hardware pas offline gaat als de apparatuur in het datacenter volledig is geïnstalleerd en getest.
2. De migratie vindt stap voor stap plaats, vaak op momenten dat de belasting van de infrastructuur minimaal is zoals ‘s avonds en in het weekend. Dit is sterk afhankelijk van de functie van IT voor de organisatie: voor een webshop is deze optie niet erg aantrekkelijk.
3. Er wordt voor gekozen om een korte downtime te incasseren en in één keer te migreren naar het datacenter.

Het moge duidelijk zijn dat de dubbele uitvoering van de IT-infrastructuur de meest kostbare variant is. Er zal veel nieuwe hardware aangeschaft moeten worden en de oude hardware zal waarschijnlijk grotendeels afgeschreven worden. Dat biedt overigens ook kansen om energiezuiniger en krachtiger hardware aan te schaffen, maar dat betekent tegelijkertijd dat de migratie een fors budget vereist. Als de uptime absoluut kritiek is voor de bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld bij een financiële instelling, kan voor deze variant gekozen worden. Voor de meeste organisaties is dit echter niet nodig en/of ver boven budget.

Bij de tweede variant kan de migratie meerdere dagen of zelfs weken in beslag nemen, afhankelijk van de omvang van de IT-infrastructuur. Voor deze variant wordt vaak gekozen als IT tijdens kantooruren beschikbaar moet zijn, maar daarbuiten niet of maar gedeeltelijk. Een bekend voorbeeld is de gemeente Rotterdam, die in 2014 haar IT vanuit een van de twee eigen datacenters naar een commercieel datacenter heeft verhuisd. Daar werden enkele weken voor uitgetrokken en de fysieke verhuizing van apparatuur vond vooral in de avonduren en weekenden plaats, vaak met maar één server of component per keer. Op deze manier kon de dienstverlening van de gemeente aan de inwoners van Rotterdam gegarandeerd worden.

Tot slot kan er ook voor gekozen worden om alle IT in één keer te migreren. Dit is vooral een aantrekkelijke optie voor organisaties waarvan de kernactiviteiten niet per definitie afhankelijk zijn van IT, zoals bijvoorbeeld een bouwbedrijf. Aan de andere kant dient in overweging genomen te worden dat IT inmiddels vrijwel overal haar intrede heeft gedaan, ook op de bouwplaats. Er moet bij deze optie dus heel goed afgewogen worden of de organisatie een werkdag zonder IT kan, of wellicht langer als er onverhoopt iets mis gaat.

Check, check, dubbelcheck

Welke variant ook gekozen wordt: de kleinste dingen kunnen roet in het eten gooien en het zo zorgvuldig voorbereide draaiboek volledig in de war schoppen. Het gaat dan om heel simpele dingen: is de toegang tot het datacenter geregeld voor de dag of dagen waarop verhuisd wordt? Liggen de netwerkkabels er, ligt de glasvezel naar de backbone klaar, is de stroomvoorziening geregeld (denk ook aan het vermogen dat noodzakelijk is) en is er iemand van het datacenter aanwezig om één en ander te begeleiden? En hoe zit het met de bereikbaarheid: zijn er wegwerkzaamheden en zijn er geen slechte secundaire wegen op de route? Het lijkt triviaal, maar als je met een verhuiswagen vol apparatuur voor de deur van het datacenter staat en bepaalde zaken blijken niet geregeld te zijn, kan de migratie mislukken.

Maak dus een checklist waarop basale en minder basale dingen staan. Bekijk of er aanpassingen van de IT-apparatuur nodig zijn, of er back-ups zijn gemaakt en of het netwerk aangepast moet worden. Er moet altijd een fallback/rollback plan zijn, zoals ook in het voorgaande artikel in deze reeks besproken werd. Toch wijs ik er nog een keer op, want áls er iets mis gaat kun je maar beter voorbereid zijn.

De migratie zelf

Na maanden van planning is de dag dan aangebroken waarop geheel of gedeeltelijk verhuisd gaat worden. Ook op dit moment moet er weer aan allerlei praktische zaken gedacht worden: label alle apparatuur, de bijbehorende bekabeling en stel een inventarisatielijst op waarop dit allemaal is vastgelegd. Neem voldoende essentiële spare parts mee en maak voortdurend foto’s van de beginopstelling, de manier waarop apparatuur verhuisd wordt en gebruik de lijst en de foto’s om de racks in het datacenter snel in te kunnen richten. Zorg er ook voor dat er tijdens de verhuizing een duidelijke taakverdeling is en dat iedereen zich daar aan houdt. Het opnieuw inregelen van het netwerk is een secuur werkje en degene die daarmee belast is mag niet lastig gevallen worden met vragen over bijvoorbeeld een bundel kabels die zoek is geraakt.

Houd rekening met één of meerdere ‘dead on arrivals’: apparatuur die jaren onafgebroken heeft gedraaid op een constante temperatuur, kan na uitschakelen en blootstelling aan temperatuurschommelingen tijdens de verhuizing de geest geven en niet meer opstarten. Er bestaan gespecialiseerde verhuizers die veel ervaring hebben met het verhuizen van IT-apparatuur en ook kunnen zorgen voor klimaatbeheersing tijdens de verhuizing. Bij verhuizingen van middelgrote omvang en groter is het eigenlijk niet verantwoord om de verhuizing zelf te doen: de kans op kapotte apparatuur is te groot. Een verhuizer, het liefst gespecialiseerd in IT en in bezit van het Keurmerk Professionele Project Verhuizers (PPV), is dan een must.

Daarmee is natuurlijk niet gezegd dat kapotte apparatuur bij kleinere verhuizingen minder erg is, integendeel, maar doordat de omvang van het project kleiner is, kan er beter grip gehouden worden op, en aandacht besteed worden aan dit soort zaken.

Acceptatie test en Go live

Als alle apparatuur met succes is verhuisd, in de racks is geplaatst en aangesloten, wordt het tijd om te gaan testen. Zorg er wel eerst voor dat gecheckt wordt of alle apparatuur op de juiste manier in de racks zit en goed is gemonteerd. De apparatuur is lange tijd niet van zijn plaats geweest en het is goed mogelijk dat tijdens de verhuizing onderdelen los zijn komen te zitten. Loop de inventarisatielijst en de labeling na en controleer of alles goed geplaatst en verbonden is.

Het is geen gek idee om de verhuizing achteraf, als de IT-omgeving live is gegaan, te evalueren. Hier zal in het slotartikel van deze reeks verder op ingegaan worden. Het verhuizen van de IT-apparatuur is voor een groot deel een kwestie van common sense, waarbij steeds voor ogen moet worden gehouden welke risico’s aanwezig zijn, wat de snelste en meest praktische manier van werken is en wat het einddoel is. Het is geen rocket science, maar zeker ook geen doorsnee verhuizing.

Stijn Grove, Directeur Dutch Datacenter Association