Migratie naar het datacenter: de grote voorbereiding

In de vijfdelige reeks ‘Migratie naar het datacenter’ zal uiteen gezet worden welke stappen moeten worden genomen om succesvol over te stappen van een eigen IT-omgeving naar uitbesteding bij een datacenter. Onder andere de keuze voor uitbesteding, de keuze voor een datacenter en de eerste weken live zullen in deze reeks aan bod komen. Na de redenen voor uitbesteding en de keuze behandeld te hebben, zal in dit derde deel van de reeks ingegaan worden op voorbereiding. Clichés zijn er in dit geval om gekoesterd te worden: een goede voorbereiding is het halve werk.

Nu de keuze voor een datacenter gemaakt is, is het tijd voor de voorbereiding. Dit is een cruciaal onderdeel van de migratie naar een datacenter dat vaak onderschat wordt. Het wordt nog wel eens gezien als een puur technisch project dat niet veel aandacht nodig heeft, maar dat is een zware onderschatting van wat de voorbereiding omhelst.

Een goede planning is daarom essentieel. Want ga maar eens na: zonder IT functioneert de organisatie niet, en als zich problemen voordoen tijdens de migratie ligt alles stil. De voorbereiding is daarom een precaire balans tussen planning en continuïteit, tussen een soepele overgang en de beschikbaarheid van IT. Het streven is dan ook om tijdens de voorbereiding een strategie uiteen te zetten waarbij downtime zoveel mogelijk uitgesloten wordt.

1. Analyse

Allereerst zal daarom een grondige analyse gemaakt moeten worden van de noodzakelijke voorbereidingen en de investeringen die nodig zijn om de migratie vlekkeloos te laten verlopen. De stappen in het proces moeten gedetailleerd beschreven worden in een draaiboek en de kwaliteit van die beschrijving hangt af van een goed inzicht in de risico’s die met de migratie gepaard gaan. De IT-afdeling is in dit proces cruciaal: zij weet waar de grootste kwetsbaarheden liggen en hoe die in dit proces ondervangen kunnen worden. Zorg er dus voor dat hierover gesprekken gevoerd worden en dat alles op tafel komt.

De migratie is een ingrijpend project, en moet dus ook als zodanig benaderd worden. Er moet een budget beschikbaar gesteld worden zodat kwetsbaarheden zoals beschikbaarheid en beveiliging ondervangen kunnen worden. Daarnaast moet ook vooruit gekeken worden: bij groei moet dit ook in het datacenter opgevangen kunnen worden. Koop dus altijd meer capaciteit in dan op dit moment noodzakelijk is: het kan een hoop hoofdbrekens besparen.

2. Structuur, duidelijkheid en overzicht

Duidelijkheid en overzicht zijn dus geen overbodige luxe. Het draaiboek moet absoluut leidend zijn bij de migratie, maar deze komt natuurlijk niet vanzelf tot stand. Er zal veel gesproken moeten worden met alle betrokken partijen, gaande van het datacenter waarvoor gekozen is tot de eindgebruikers. Het doel is dat iedereen op de hoogte is van wat er in het draaiboek beschreven staat en dat eventuele blinde vlekken geïdentificeerd worden. Als het mogelijk is, is het goed om een keer ‘proef’ te draaien zodat hiaten in het draaiboek duidelijk worden.

De beschrijvingen in het draaiboek kunnen verschillen qua mate van gedetailleerdheid. De basis zijn de noodzakelijke acties, die met de input van tijdens de vele gesprekken die gevoerd worden van details worden voorzien. Zo zijn bijvoorbeeld data, tijdstippen en uitvoerende personen belangrijke toevoegingen die niet mogen ontbreken. Dit alles wordt in goede banen geleid door één of meerdere coördinatoren die dedicated op de migratie zitten.

3. Zorg dat iedereen aan boord is

De migratie zal in de gehele organisatie zijn weerslag hebben. Zij moeten allemaal op een lijn zitten om de migratie soepel te laten verlopen. Dit moet dus goed gecommuniceerd worden en de specifieke zorgen van verschillende afdelingen en stakeholders moeten afgedekt worden. De lusten en de lasten moeten gelijk verdeeld worden om draagkracht te garanderen binnen de organisatie.

4. Communicatie & statusinformatie

Niets is zo vervelend als niet weten waar je aan toe bent, of je nou op C-level functioneert of bij sales support werkt. In het draaiboek moeten daarom momenten zijn opgenomen waarop de hele organisatie geïnformeerd wordt over de voortgang van de migratie. Op welke datum zal de migratie starten? Is dit ook daadwerkelijk het geval? En wanneer functioneert alles weer zoals voorheen?

Daarnaast moet in het draaiboek ook ruimte zijn over de voortgang en statusinformatie geven. Vooral voor medewerkers die op locatie werken is het nuttig om ook daar inzicht te hebben in de voortgang en status van het project. Daarmee blijven alle afdelingen en stakeholders binnen de organisatie betrokken en geïnformeerd.

5. Voer een inventarisatie uit

Bijna iedere CTO of IT-afdeling heeft er mee te maken: schaduw-IT. Voorafgaand aan de migratie moet duidelijk zijn of en schaduw-IT aanwezig is en zo ja, of dit bedrijfsprocessen kan ondermijnen als de migratie voltooid is. Bespreek met de IT-afdeling hoe de netwerken in elkaar zitten en welke toepassingen worden ondersteund die niet in de product- of dienstencatalogus staan. Je moet weten hoe de IT-infrastructuur werkt, en niet af gaan op hoe mensen denken hoe het werkt.

Daarnaast moeten alle hard- en software en ondersteunende apparatuur zoals koeling en power supply in kaart gebracht worden zodat bepaald kan worden wat hun onderlinge samenhang is en hoe dit bij de migratie naar het datacenter georganiseerd moet worden.

6. Limiet aan downtime

Downtime is natuurlijk niet wenselijk: IT moet 24/7 beschikbaar zijn. Maar bij de migratie naar een datacenter kan het garanderen van uptime van systemen een kostbare aangelegenheid worden: het komt er dan feitelijk op neer dat de migratie dubbel uitgevoerd moet worden, en dat is meestal niet noodzakelijk.

Er moet daarom bekeken worden welke bedrijfsonderdelen gehinderd zullen worden door een korte downtime of binnen welke tijdsperiodes downtime het minste overlast oplevert. Kritische applicaties en bedrijfsprocessen worden natuurlijk zo veel mogelijk uit de wind gehouden. Daarbij zal ook de support- of servicedesk, naast de IT-afdeling, waarschijnlijk overuren draaien om een zo kort mogelijke downtime te garanderen.

7. Ontwikkel een sterk rampenplan

Zoals gezegd: de migratie van IT naar een datacenter is een omvangrijk project. En zoals bij ieder groot project bestaat er altijd het risico op problemen. Veel van deze risico’s kunnen ingecalculeerd worden zodat een adequate respons mogelijk is als zich problemen voor doen. Toch moet er ook altijd nagedacht worden over een rollback: wat als noodgedwongen teruggevallen moet worden op de oorspronkelijke situatie en de migratie wordt uitgesteld of afgeblazen? Dit is niet hetzelfde als de uitgevoerde stappen in omgekeerde volgorde uitvoeren: er moet hier dan ook ruim aandacht voor zijn in het draaiboek.

8. Kleine stappen en kleinste details

Het belangrijkste is om de migratie naar een datacenter in kleine stappen te ondernemen op basis van het draaiboek, waarin ook de kleinste relevante details staan beschreven. Grofweg komt dit neer op de implementatie van het systeem, de controle van de hardware en testen. Als dit allemaal naar behoren functioneert, kunnen de netwerkverbindingen geïnstalleerd en getest worden en, niet onbelangrijk, wordt gekeken of het back-upsysteem werkt.

Onvoorziene, op het oog bijkomstige problemen kunnen een hoop roet in het eten gooien. En belangrijke medewerker van het project wordt (langdurig) ziek of maakt een andere wending in zijn loopbaan. Is er in het draaiboek ruimte opgenomen voor dit soort zaken? En is er vervangende apparatuur beschikbaar als een server onverhoopt beschadigd raakt tijdens de verhuizing?

Het lijken kleine, onwaarschijnlijke dingen, maar the devil is in the details. Grondige planning en een solide draaiboek zijn daarom cruciaal!

Stijn Grove, Directeur Dutch Datacenter Association