Datacenter beheer van de toekomst
‘We kunnen de toekomst niet voorspellen, maar we kunnen haar wel creëren’ (Jim Collins in Great by Choice 2011)
Doordat uw datacenter organisch gegroeid is, heeft uw datacenter een upgrade nodig, of… er is behoefte aan een complete vervanging van het datacenter. Na een aantal zware discussies met de CFO werd er budget vrijgemaakt, een projectorganisatie opgetuigd en er is de afgelopen maanden hard gewerkt. Het resultaat van al deze inspanningen is een fantastische datacenter/computerruimte, opgeleverd door een bedrijf met verstand van zaken en ook nog eens binnen de kaders ‘tijd en geld’. Verder klopt de keuze voor de gekozen techniek en u denkt weer jaren vooruit te kunnen.
- Hoera de oplevering en een feestje is daar…
- De realiteit is dat er een grote kans bestaat dat het binnen zes maanden er weer net zo uitziet als voordat de wijziging plaatsvond. Dit heeft meerdere oorzaken:
- Een beheerproces zoals bijvoorbeeld ITIL is niet beschikbaar
- Onduidelijkheid over wie verantwoording draagt voor de ruimte. Denk hierbij aan gedeelde verantwoordelijkheid en verschillende budgethouders
- Geen vast aanspreekpunt (bijvoorbeeld een verantwoordelijke floormanager) of er is een aanspreekpunt zonder mandaat
Het proces
Het beheerproces in de vorm van ITIL of iets gelijkwaardig is niet als bedrijfsproces aanwezig of wordt niet goed uitgevoerd door politieke druk of interne ‘power play’. Het gevolg is dat het changeproces niet goed wordt uitgevoerd en daardoor vragen ontstaan als bijvoorbeeld:
- Is er fysieke ruimte beschikbaar?
- Wat is de impact op de energie en koelvoorziening?
- Wordt er een Change Window gebruikt of worden er tijdens productie-uren wijzigingen doorgevoerd?
- Hoe is de inbeheername geregeld en is de documentatie op orde?
Bovenstaande is een - niet gelimiteerde - opsomming van aandachtsgebieden die als deze niet duidelijk zijn beschreven de risico’s vormen voor het productieproces. De risico’s manifesteren zich als productieverstoringen welke zowel financieel als voor de branche (afbreuk risico) schade kunnen veroorzaken.
Verantwoordelijken en budgethouders
Het scheidingsvlak tussen ICT en Facilitair beheer is vaak onduidelijk, waar houdt het facilitair beheer op en waar begint het voor ICT?
Het verschil zit hem hierbij in de planningshorizon van de gezamenlijke beheerde ruimte. Beide afdelingen hebben een andere horizon en belang. Tevens is het zo dat als het scheidingsvlak niet duidelijk is, men het risico loopt dat er bij calamiteiten naar elkaar wordt gewezen in plaats van kordaat opgetreden. Uiteindelijk hebben ze wel een gezamenlijk belang en doelstelling, beide zorgen er voor dat de medewerkers in een organisatie hun werk kunnen doen.
Floormanagement
Een veel voorkomend probleem is dat er bij veel organisaties de functie van floormanager niet bestaat. Dit maakt het probleem van verantwoordelijkheid en daardoor het risico van uitval alleen maar groter. Als de functie wel aanwezig is, dan heeft de floormanager een belangrijke taak om de ruimte schoon en beheerbaar te houden. Dit is een mooie en een belangrijke taak, maar de floormanager krijgt vaak niet voldoende mandaat om deze verantwoordelijkheid waar te maken.
De arme man/vrouw wordt dikwijls onder druk van het project of budget overruled. Daar komt bij dat de status en hiërarchie van een floormanager niet altijd even duidelijk is. Is het een facilitaire functie of behoort zij/hij bij de ICT-afdeling?
Wat nu?
Een filosoof zei eens ‘Er is geen goede manier om naar dingen te kijken: er zijn veel manieren om naar een situatie te kijken’. Zoals altijd zijn er verschillende wegen om dit soort uitdagingen aan te pakken en een oplossing te vinden. De meest eenvoudige manier is iemand ‘vrijwillig ‘ aanwijzen. Als iemand zo’n belangrijke taak erbij kan doen betekent dit dat hij in het verleden tijd over had of het wordt een vorm van bijbaantje, ‘doe het er maar bij’ wordt snel gezegd. Maar onder welke afdeling moet de functie vallen FM of ICT, of wordt het ‘twee kapiteins op een schip’? De kans is erg groot dat er een nieuw probleem gecreëerd wordt.
Knaas, Saas, Iaas, Baas
In reguliere ICT infrastructuur omgevingen is de omslag van ’zelf doen’ als bijvoorbeeld ‘KNAAS’ (knutsel als een service) naar uitbesteden naar een SAAS of IAAS omgeving al gemaakt. Waarom zou dit voor datacenters niet gelden?
Ik voorzie voor datacenters hetzelfde traject als bij ICT infrastructuur. Bij de server, storage, telefonie en netwerk infrastructuren worden er grote stappen naar een SAAS of IAAS oplossing gemaakt. In de datacenters worden de eerste voorzichtige stappen naar externe dienstverlening (BAAS) al in gang gezet. Er zijn een aantal verschillenden taken die al uitbesteedbaar zijn. Vooral voor de kleinere in-house datacenters heeft dit een groot aantal voordelen.
Het uitbesteden van een dienst zoals monitoring lost een aantal problemen direct op:
- Het 24x7x365 dagen opvangen, prioriteren en afhandelen van storingsmeldingen
- Het in realtime beeld hebben van de energie- en koelcapaciteit van het datacenter
- Een optimale fysieke (rackspace) bezetting van het datacenter
- Asset management beschikbaar (goede financiële huishouding)
- Een dashboard geef direct en juist inzicht in de actuele benutting van het datacenter
- Beter benutten van beschikbare capaciteit waardoor kosten omlaag gaan (Capex en Opex daalt) doordat investering kunnen worden uitgesteld
- De dienst kan geïntegreerd worden met floormanagement
Uiteraard zijn er andere organisatorische uitdagingen die de nodige spanningsvelden opleveren. Denk hierbij aan verandering van zelf doen naar regie voeren. Het beheren van de service level agreements? Het verschuiven van budgetten/verantwoordelijkheden? En hoe implementeer en integreer ik changemanagement met een externe partner?
Het is noodzakelijk dat er goed nagedacht wordt over de keuze, besteed ik uit? En het wat? En ‘last but not least’ welke route gaat er gevolgd worden? Deze vragen vergen een goede voorbereiding om tot de juiste aanpak te komen.
Uiteindelijk is hiermee de weg naar de toekomst; het verlagen van de TCO, het verminderen van de risico’s en een goed beheerbaar datacenter ingang gezet.
Peter Charité, Consultant Datacenters