‘DCIM moet uit het isolement’

DCIM, of Data Center Infrastructure Management-systemen, worden al jaren ingezet om met behulp van slimme monitoring de energiebehoefte van Datacenters (DC’s) te beheersen. Maar de mogelijkheden gaan verder dan op het eerste gezicht lijkt. Sterker nog: DCIM kan een opmaat zijn om de Return-on-investment van het DC tegen het licht te houden en te verbeteren.

De vergadering van het Management Team heeft een terugkerend thema; de financiële resultaten. Verzuchtend merkt de CEO op dat het DC opnieuw in de afgelopen maanden aanvullende financiering heeft moeten aantrekken voor nieuwe onderdelen in het serverpark, terwijl de winstgevendheid achter blijft bij de verwachtingen. State-of-the-art ijzer in de ommuurde vesting; nu écht klaar voor de big-data klanten. Software Defined Networking onder de motorkap voor grote flexibiliteit en optimale service aan cliënten. En uiteraard 100% uptime gegarandeerd. Toch vallen de financials wéér tegen. Toegegeven, die laatste vierkante meters moeten nog wel worden gevuld, maar ook met dat in het achterhoofd lijkt de benchmark nog altijd naar de verkeerde kant uit te slaan.

De CTO ziet gelukkig oplossingen: beter op de energiekosten letten. DCIM staat bij ons slechts in de kinderschoenen en we laten geld liggen. En hij start een pleidooi voor DCIM dat tot energiereductie zal leiden. Sales haakt af: weer nieuwe investeringen? De CEO vat het samen in een poging: dus volgens jou kunnen we met investeringen in nieuwe DCIM onze kosten verder verlagen? Ok. Je hebt mijn carte blanche als je een voorstel kunt doen dat een positieve cashflow te zien geeft. Het volgende agendapunt: het personeelsverloop…..

Technische benadering

Uit bovenstaande praktijkvoorbeeld blijkt hoe technische processen en bedrijfseconomische principes elkaar beïnvloeden. Optimalisatie van energieverbruik en minimalisatie van de kosten van hardware door virtualisatie zijn maar enkele voorbeelden van bedrijfseconomische doelen die DC’s verwezenlijken met DCIM om zo de concurrentie de baas te zijn. Inzet van DCIM is dan ook een verstandige overweging, vaak voortkomend uit de dringende wens om de kosten te reduceren.

De CEO van enkele alinea’s eerder stapt hier echter wél in een valkuil: de voordelen die de toepassing van geavanceerde DCIM die door de CTO worden beoogd, worden als een geïsoleerde beslissing uitgevoerd: er is sprake van een te suboptimale, technische benadering en de bijeffecten op andere aspecten van het DC worden uit het oog verloren. De reikwijdte van een dergelijke investering wordt niet overzien.

Onderzoek

Er is veel (ook onafhankelijk) onderzoek gedaan naar de gevolgen van introductie van DCIM op de bedrijfsvoering. Uit dit onderzoek blijkt een rode draad: een integrale introductie leidt tot verstrekkende resultaten op minder voor de hand liggende performance-gebieden van het DC. We laten de belangrijkste hierna de revue passeren. Maar eerst nog even iets over performance meting. Het Return-on-Investment (ROI) van DC’s is een indicator die de opbrengsten van een onderneming uitdrukt in een percentage van de investeringen. Los van de diepere problematiek die aan financieringen is te koppelen, is het voor hier voldoende te stellen dat deze algemeen toepasbare performance graadmeter is voor het meten van succes van een DC. Goedbeschouwd worden de opbrengsten van de onderneming gedurende enkele jaren gemeten en worden de returns afgezet tegen de daarmee samenhangende investeringen. Als we bij deze indicator blijven (er zijn ook prima werkende andere indicatoren) dan moeten we dus op zoek naar de directe én indirecte opbrengsten als gevolg van de inzet van slimme monitoringsystemen. Dan volstaat het dus niet om alleen een lagere energienota af te zetten tegen de investeringen in DCIM. Integendeel, dan moet worden gezocht naar andere indicatoren die de resultaten kunnen beïnvloeden. De meeste voordelen – zo blijkt consequent uit onderzoek - liggen juist voor het oprapen in andere domeinen zoals personele lasten, een betere servicegraad of optimalisatie van de capaciteit. En wat ook blijkt, is dat deze voordelen vaak een exponent zijn van de veronderstelde primaire voordelen van DCIM zoals reductie van het energieverbruik. Mits goed ingezet, waarover later meer. Laten we de belangrijkste effecten op het ROI maar eens op een rij zetten.

Opbrengsten

Het is niet eenvoudig om in algemene zin een ranking te geven van de voordelen van de invoer van DCIM naar hun impact; de opbrengsten zijn daarvoor te sterk afhankelijk van het DC in kwestie en hangen nauw samen met de eigen strategie. Indicatief zijn de opbrengsten in ieder geval wel vanuit meerdere invalshoeken te realiseren door DCIM toe te passen. Ik noem de belangrijkste:

1. Energie-reductie

Dit is een voor de hand liggend en meest basale reden voor introductie van DCIM. Al hoewel een betrekkelijk voor de hand liggende doelstelling: de besparingen op dit gebied mogen niet worden overtrokken omdat veel aspecten van het energieverbruik van DC’s al op een behoorlijk peil zijn.

Voordelen: lagere energiekosten

Besparingen: goed meetbaar en tellen ook sterk mee in het exploitatieresultaat van het DC

2. De beschikbaarheid van services

De beschikbaarheid aan de cliënten neemt doe doordat eerder en beter gesignaleerd kan worden hoe de stroomvoorziening bij hotspots en pieken zich gedraagt en daarmee de beschikbaarheid/uitval van services beïnvloedt. Een besparing van slechts een of meer incidenten door tijdige signalering kan – afhankelijk van de klantwensen – al een wereld van verschil maken in beschikbaarheid. En in samenhang daarmee zijn er uiteraard minder vaak kosten te maken voor uitval van systemen.

Voordelen: Uptime primaire en ondersteunende services en lagere kosten Disaster Recovery

Besparingen: moeilijk meetbaar maar afhankelijk van het soort cliënten wel van groot belang

3. Toename productiviteit engineers

Door efficiënte monitoring systemen in te zetten die remote kunnen worden gebruikt op ontwikkelingen als verbruik, vochtigheid en temperatuur kan de inzet van personeel worden gereduceerd omdat het aantal fysieke bezoeken en rondgangen minder wordt. En natuurlijk leidt dat ook een kwalitatief betere set statistieken die mogelijkheden tot analyse en procesoptimalisatie bevorderen. Engineers worden productiever.

Voordelen: Personeelsreductie

Besparingen: zijn goed meetbaar en tellen ook sterk mee in het exploitatieresultaat van het DC

4. Reductie serverpark

Door bezettingsstatistieken te monitoren kan op een doeltreffende manier ongebruikte servercapaciteit worden opgespoord en ingezet. Uit literatuuronderzoek blijkt dat de nodige besparingen voor het oprapen liggen. Zowel qua investeringen als in energie consumptie.

Voordelen: lagere energiekosten, optimalisatie inzet capaciteit

Besparingen: zijn van energiekosten goed meetbaar, evenals de besparingen van de capaciteitskosten

5. Verbetering van de team-communicatie

Als monitoringsystemen goed werken zijn daardoor veel vormen van overleg, afstemming en onderlinge communicatie (die ook nog eens foutgevoelig zijn door de menselijke inbreng) te optimaliseren. Dit leidt niet alleen tot lagere personeelskosten maar dus ook tot een betere kwaliteit in de coördinatie en stroomlijning van processen. En niet onbelangrijk: in veel onderzoek wordt ook gesproken van toename van plezier door het personeel op de DC vloer.

Voordelen: lagere personeelskosten; verhoging arbeidssatisfactie; procesverbeteringen /verhoging kwaliteit services

Besparingen: goed meetbaar voor wat betreft personeelskosten, matig meetbaar voor wat betreft de anders aspecten

6. Omstelkosten

Verzoeken van aanpassingen in het DC door of voor cliënten vergen verhoudingsgewijs veel ‘handen aan de racks’. Door slimme monitoring ontstaat data die snel antwoord geeft op een onderzoek naar gevraagde aanpassingen. Met de inzet van DCIM kunnen deze daardoor sneller en kwalitatief beter worden uitgevoerd.

Voordelen: besparing in personeelskosten; optimalisatie inzet capaciteit en verhoging van service aan cliënten

Besparingen: matig meetbaar

Kosten

Met de invoering van DCIM zijn uiteraard ook kosten gemoeid. In het oog springend zijn de toegenomen kosten van de DCIM-softwarelicenties en de aangepaste hardware. Maar er is meer. Eigenlijk kun je het introduceren van DCIM heel groot maken het DC op zijn kop zetten. Of heel klein en zo hier en daar wat kleine aanpassingen maken. En alles daar tussenin. Het is niet in zijn algemeenheid te zeggen wat de beste aanpak is; daarvoor moet strategie worden geformuleerd en vervolgens omgezet in een DC-breed plan van aanpak.

De kosten die wat verscholen liggen zijn de met de organisatorische aanpak samenhangende activiteiten. Op de manier zoals in het MT hierboven werd geschetst focust het DC op die introductie en gaat het voorbij aan een aanpak die breder is. Wordt echter wél een integrale aanpak doorgevoerd dan zijn de kosten in samenhang daarmee navenant ook breder. Denk aan het doorvoeren van aanpassingen in de personeelsopbouw, aan de herziening van de communicatie op de werkvloer en andere verkoopprocessen door sales, herziening van communicatie met cliënten, de gevolgen van Software Defined Networking…

Aanpak moet strategisch zijn; drie tips

Met vorenstaande is wel duidelijk dat het effect op het Return-on-Investment van het DC groter is als de introductie van DCIM integraal wordt ingebed in de strategie van het DC. Een proces dat een technisch georiënteerde markt niet altijd eigen is, maar waar het onderscheidend vermogen wel mee is gediend. Drie tips:

• Strategie doe je samen

Werk een besluit tot introductie van DCIM uit in multidisciplinaire teams. Sales, Marketing, Techniek, Finance: allen moeten hun rol hebben in de introductie van DCIM

• Dear to plan

Durf het aan om veronderstellingen te doen in de financiële planning. Niet alles is even meetbaar, maar goed ondernemerschap voelt wel aan waar besparingen en voordelen zich voordoen

• Do it once, do it right

Een goede strategieformulering is een stevige opgave. Maar die betaalt vervolgens ook uit! Halve oplossingen lopen de onderneming daarentegen snel voor de voeten

Tot slot

Gaat de CTO een DCIM invoeren? Of gaat het DC DCIM strategisch inzetten? Het lijkt zo hetzelfde, maar is een wereld van verschil! De onderzoeken waaraan eerder werd gerefereerd tonen één ding in ieder geval duidelijk aan: DCIM integraal inzetten is ook: integraal concurrentievoordeel halen.

Louis van Garderen, JOINSON&SPICE, auditors and accountants in TMT